Pentru o campanie de newsletter reusita materialele, informatiile si datele pe care le utilizati trebuiesc sa fie ordonate, consistente si clare.
Cel mai bun instrument de realizare a articolelor scrise este Notepad. Un text in Word, cu formatari de fonturi si culori va genera coduri amestecate si confuze, astfel riscati sa aveti nevoie ca furnizorul serviciilor de newsletter sa efectueze operatii suplimentare care costa in plus.
Foarte importanta este lista de contacte sau abonati catre care transmiteti newsletterul.
Ca regula generala orice baza de date contine informatii diverse despre un contact. Daca aveti lista de contacte in Outloock spre exemplu, puteti furniza fisierul Excel pe care il generaza usor Outloock (sau oricare utilitar de email).
Nu este util sa luati baza de date de contacte prin Copy/Paste sa o aruncati intr-un Excel fiindca veti introduce foarte multe caractere inutile (apostrofuri, ghilimele, paranteze etc) si datele nu vor fi utilizabile eficient.
Atentie insa, pentru a avea eficienta si pentru a evita categorisirea ca SPAM, motoarele de newsletter nu au nevoie de mentiuni balast. In listele de contacte sunt inregistrate frecvent porecle sau nume incomplete ale persoanelor.
Formatul corect al listei de contacte necesar intr-o campanie de newsletter este:
Adresa de email - Prenume - Nume
Trei coloane, simplu si clar. Folosind aceasta structura aveti avantajul ca in campanie, newsletterul dumneavoastra sa ajunga direct in casuta postala a adresantului si nu in SPAM.
Si nu trebuie omis sa mentionam ca si dumneavoastra daca primiti un newsletter si vedeti ca nu apare numele dumneavoastra in sectiunea destinatar il stergeti sau il ignorati.
Urmand sfaturile de mai sus cu siguranta veti avea garantia ca nu se reduce eficienta comunicarii, timpul de realizare al campaniei este scurt si nici costurile cu pregatirea newsletterului nu cresc.
